Ден без хартија?

За поголемиот дел од бизнисите, желбата да се движат кон едно целосно дигитално работно место станува се попосакувана и се пореална. 

Порано, главниот предизвик беше дека  самата технологија не ја овозможуваше целосната трансформација – додека денес, притисокот за дигитално трансформирање на бизнисот се префрли од технолошки предизвик во целосно бизнис-центричен пристап, со создавање на иновативни бизнис модели кои изобилуваат со можности.

Бизнисите преку трансформацијата не само што сѐ повеќе се ослободуваат од нивната зависност од хартија, туку веќе одат и чекор повеќе од тоа и постоечките деловни процеси си посакуваат да ги оптимизираат преку дигитализација и автоматизација.

Ова, во глобални рамки беше заклучено од светска анкета спроведена од AIIM за напредокот на тоа како 200.000 нејзини членови се движат кон безхартиено работење.

Резултатите од анкетата се следни:

Две третини од испитаниците изјавиле дека побарувачката за безхартиени процеси во нивната организација се зголемила, додека за половина од организациите количината на хартија што се консумира се намалила.

Во меѓувреме, дигиталните влезни документи се зголемиле,  што допринело  1 од 4 работници да работи во целосна дигитална средина.

Користењето на хартија во човечки ресурси се покажало како пониско кај процесот за регрутирањето (49%) и документацијата за работното досие (48%), додека употребата на хартија исто така се намалила за 41% кај излезната документација и 39% кај влезната.

Големи намалувања на хартија биле забележани во управувањето со архивата кај 39% од испитаниците, додека за 27% најголемото намалување било кај технички документи.

Придобивките од ова се јасни. Брзиот респонд кон клиентите бил најголемата придобивка (50%) проследена со повисока продуктивност (42%), додека 36% укажале на повраток на инвестиција во софтвер за безхартиено работење во период од 3 до 6 месеци. 

Paperless концептот на деловно работење, иако некогаш бил прилично нереален, денес е лесно опиплив и многу возможен. Но независно, од целиот напредок, од мотивацијата и покажаниот интерес, да се премине кон “безхартиено„ работење е сеуште долг процес.

Реалноста за многумина е дека хартијата сè уште има голема улога во повеќето работни процеси и секојдневни деловни активности.

На пример, обврските за преглед и одобрување сѐ уште имаат тенденција да бараат физички интеракции со информации базирани на хартија. 65% од испитаниците изјавиле дека се уште потпишуваат договори, формулари и барања – хартиено, а 51% кажале дека редовно скенираат документи за да ги архивираат, а не со цел активно да ги споделуваат кон колегите и одделенијата.

SCAN-TO-ARCHIVE е сеуште многу покористен процес од SCAN-TO-PROCESS.

---

Но, зошто ова не се случува насекаде? Зошто повеќето од нас немаат дигитална канцеларија?

Нашиот однос со хартијата е комплициран. Повеќето од нас сакаат да задржат физичко парче содржина, претпочитајќи – земање белешки, споделување, посебно потпис.

Во меѓувреме, управувањето со промените и давањето поддршка од страна на извршните позиции во една корпоративна средина останува предизвик кога станува збор за безхартиено работење.

Испитаници од истражувањето потенцирале на недостаток на свест кога станува збор за paper-free опции (39%) – јаз кој укажува на потреба за едукација за тоа како да се пристапи и иницира работење во дигитална околина. И додека интересот за замена на хартијата со дигиталните можности се зголемува, сè уште постои недостаток на иницијативи за воведување на новини. И како главна блокада од дури 47% е наведена рамнодушноста за дигитално управување.

За една компанија, дигиталната трансформација би започнала баш со постепена но ефективна  замена на хартијата со дигитални документи и информации, без разлика дали станува збор за дигитализација на хартија со помош на скенери или пренесување на хартиен влезен документ  во дигитални информации и управување со истиот во дигитална форма.

Најдобрата практика ни кажува дека ова е првиот чекор за обезбедување на информативниот екосистем.

Исто така е јасно дека Cloud – технологијата  го подобрува ова со овозможување на ангажирање на работната сила независно од физичката локациија, преземајќи оперативна ефикасност, продуктивност и одговорност на нови нивоа  – целосно без хартија.

За крај,  сите треба да бидеме охрабрени од дигиталната трансформација … затоа што:

Едно 🌳 произведува кислород за 3  👱🏼👱🏼‍♀️👦🏼.

Извор од Боб Ларивеј, главен аналитичар во AIIM.