Како најдобро да се објасни постоењето на еден документ?

Најосновен факт е дека документите се меѓу најбитните средства на една компанија. Исто толку значајни како сопственост, згради, опрема, вработени. Исто така, како и останатите средства на една компанија и податоците бараат соодветно одржување за да се зачува нивната вредност и корисност. Документите се крвотокот на една компанија, кои што течат низ корпоративното тело од една на друга локација за да ја исполнат целта за која што се создадени.

Затоа можеби најдобрата асоцијација за Вашите документи е да ги да споредиме со жива материја. Документот има свој момент на создавање, свој период на постоење, односно употреба. Потоа настанува старост, но релеватност на документот и финално, фаза на негова неупотребливост и постапка за уништување на истиот.

Документите се создаваат со цел официјализирање на одредени информации(податоци) во една компанија/јавна организација и истите треба соодветно да бидат обработени во зависност од нивната намена во истата. По завршување на примената на документот, согласно својата функционална документарна класификација, истиот се чува во соодветни услови пропишани со закон. Информациите кои што ги содржи документот, можат и треба да бидат лесно повикливи во секое време за увид или повторна обработка. По завршување на законски пропишаниот рок за чување на одреден документ, истиот може да биде уништен во согласност со законските регулативи.

Како најдобро да управуваме со документите?

Документите на една компанија ги има во сите форми и големини и се различни во однос на нивната важност и рокови на чување. Имаме хартиени документи, електронски, филм, дискови. Согласно Уредбата за Канцелариско и Архивско работење произлезена од Законот за архивски материјал („Службен весник на Република Македонија” бр.95/12), за секој документ во зависност од формата и важноста е предвиден начин за негова употреба, чување, мигрирање.

Напоредно со усогласувањето со законската регулатива, постои нешто уште поважно, подигнување на организациската култура за оваа област. Како што се обидуваме да поставиме култура на управување со информациите (податоците) во нашите организации, се почесто се соочуваме со потешкотии поврзани со тоа дали истите правилно се обработуваат, заштитуваат и чуваат од страна на вработените кои оперираат со нив. Нашите вработени треба добро да бидат обучени и запознаени со правилна употреба на организациските документи и податоците што ги содржат , како и нивното законски усогласено чување.

Како што претходно кажавме, документите, односно податоците во една организација се своевидна жива материја, односно – имаат животен циклус. Да се има животен циклус, означува дека истите имаат рок на постоење, односно важност. Еден податок се создава, има “употреблива„ фаза од своето постоење и финално “завршна фаза„ односно веќе нема никаква употребливост во една организација. Сите документи во една компанија треба да се водат како “привремени документи” со исклучок на документите кои се класифицирани како “трајна„ документација согласно Планот и листите на архивски и документарен материјал. Компаниите кои што имаат организациска култура да “чуваат сè„ без консултација со експерти од оваа област, на крај ги оштетуваат и употребливите и неупотребливите документи поради несоодветни начини на чување и управување, како и преголеми трошоци. Во интернационалната терминологија, ваквиот пристап се дефинира како “Dead Sea – Мртво море”. Има прилив, но нема одлив.

Кога ќе помине законскиот рок на важност на документите, тие од статус “средства„ преминуваат во “обврска„. Трошокот за чување на документација со изминати рокови веќе не е оправдан, документите заземаат простор во складишните простори, кои што треба да бидат пред се овозможени за законски валидните документи. Да напоменеме, процесот на селекција е задолжителна постапка која треба да се спроведе пред конечно уништување на документацијата со изминат рок на чување.

Најдобро управувате со Вашите документи, кога им го следите животниот циклус и постапувате соодветно во зависност од фазата во која се наоѓа одреден документ.

Зошто е потребна поголема едукација за управувањето со документација?

Документите односно податоците се еден есенцијален динамичен дел од оперирањето на секоја компанија. Документите претставуваат доказ за корпоративното постоење на една компанија, нејзината стручност и знаење, нејзините трансакции, нејзината способност да се развива и да создава услуги и продукти, доказ за нејзиниот имот и за усоглаасување со легислативните и законските побарувања.

Колку подобро вработените во една компанија ја препознаат важноста на документите (податоците) со кои што оперираат секојдневно, колку побрзо ја запознаат транзицијата на документацијата од “средство на компанијата„ во “обврска на компанијата„ толку поефективно ќе функционира менаџментот на управување со документите и информациите.

Кога станува збор за нешто толку суштинско, од толку големо витално значење за животот на една компанија, секој кој е дел од таа организација, треба да покаже максимално ефикасно учество во управување со таа суштина.

По повод Денот на независноста на Р. Македонија

На 8-ми септември 1991 година 95% од граѓаните кои што излегле на референдум, одговориле позитивно на прашањето “Дали сте за самостојна Македонија со право да стапи во иден сојуз на суверени држави на Југославија?„. Официјалниот извештај од Комисијата за спроведување на Референдумот, вели дека истиот поминал без поднесени приговори, жалби, неправилности или повреди на законски одредби. Референдумот бил успешен.

Македонците се изјасниле “за„ самостојна, суверена и независна Република Македонија.

По Референдумот,  на 17 Септември 1991 година е потпишана и Декларацијата по повод плебисцитарно изразената волја на граѓаните за суверена и самостојна македонска држава Македонија, донесена на седницата на Собранието на РМ одржана тој ден.

На оваа декларација и претходи Декларацијата за сувереност на Социјалистичка Република Македонија, донесена на седницата на Собранието на Република Македонија, одржана на 25 јануари 1991 година.

По повод меѓународното признавање на Македонија на одржана седница на 19 Декември 1991 година е потпишана Декларацијата за меѓународно признавање на Македонија како независна и суверена држава.

Кога станува збор за вредноста и значењето на овој вид на документи, разговаравме со проф. Ванчо Ѓорѓиев – раководител на Институтот за историја при Филозофскиот факултет. Во прилог дел од нашиот разговор:

Колку е значајна  Декларацијата за независност на Р.Македонија?

Премногу, секако. Тоа е правен документ – акт врз кој се заснива независноста на нашата држава, таква каква што ја знаеме денес. Тоа е јавен документ, кој информативно треба да биде достапен за сите граѓани, но во исто време, оригиналот треба да биде заштитен и зачуван во најдобри услови.  Во таа смисла би можеле да ги споменеме сите државно-правни акти, особено документите од Првото заседание на АСНОМ, кога се поставени контурите на нашата државност.

2.  Што би се случило доколку на некаков начин овие документи (оригиналите) се изгубени или оштетени?

Правната вредност и валидноста на овие документи не престанува доколку по некаква немила ситуација истите се некако оштетени или изгубени. Тоа што е напишано во нив, секако не е во еден примерок,  ја носи својата вредност и значение и продолжува да важи. Но, од аспект на историја и културно наследство, не смееме да си дозволиме да ги изгубиме оригиналите.

3. Која е инцијативата кон која како народ треба да се насочиме?

Иницијативата кон која треба да целиме е да ја ставиме историјата во функција на иднината. Бранејќи и афирмирајќи ја сопствената историја, го браниме и афирмираме сопствениот идентитет. Оттука, секој народ што претендира да го зачува својот идентитет треба да вложи во развојот на сопствената историска наука. А, со тоа ќе си ја обезбеди иднината.

Му благодариме на проф. Ванчо Ѓорѓиев за одвоеното време. Не воведе во значењето и вредноста на историското наследство низ низа значајни документи и артефакти.

Финално, од големо значење е да се грижиме за животното и културното наследство. Да градиме посветеност кон зачувување на историски информации и артефакти и воедно да создадеме пристапна култура кон истите.